Web担当の時間を生み出すための業務効率化アイデア

2026年1月4日

Web担当として日々の業務に追われ、「本当にやりたい改善や企画に手が回らない」と感じていないでしょうか。サイト更新、コンテンツ制作、アクセス解析に加え、社内調整や問い合わせ対応まで抱えていると、1日はあっという間に終わります。その状態で「もっと成果を」「もっとスピードを」と求められても、気合いだけでは限界があります。

本記事では、そうした状況を少しずつほどいていくために、Web担当なら押さえておきたい業務効率化の考え方と具体策を整理しました。最初から高価なツールや大掛かりな仕組みを導入する必要はありません。まずは、自分の1日の仕事を見える化し、ムダ・ムリ・ムラを洗い出すところから一緒に始めていきましょう。小さな工夫を積み重ねることで、戦略や企画にあてられる「余白の時間」が少しずつ戻ってきます。

Web担当の時間を生み出すための業務効率化アイデア

業務効率化が進まないWeb担当に立ちはだかる3つの壁

Web担当の業務効率化を妨げている要因は、大きく次の3つに分けられます。

知識の壁：ツールや自動化の最適解がわからず、手探りで進めてしまう
予算・体制の壁：一人で複数役割を兼任し、外注や投資に踏み切れない
プロセスの壁：作業が属人化していて、標準化や仕組み化が進まない

特に中小企業では、Web担当が「サイト運用＋マーケティング＋社内調整」を一人で抱え込み、時間も予算もない中で試行錯誤しているケースが多く見られます。DX推進やSaaS導入が話題になっても、「どれを選べばいいかわからない」「IT部門の支援が薄い」といった事情から、知識・予算・体制の3つの壁が固定化しやすい状況です。

Web担当の業務効率化を進めるには、まずこれらの壁を分解し、小さな改善から着手することが重要です。いきなりツール導入に走るのではなく、業務プロセスを整理し、承認フローや役割分担など社内で決められることから変えていくことで、外部パートナーやツールの力を活かしやすくなります。

まずは「業務の見える化」から：Web担当の棚卸し術

あなたの1日の仕事を分解する（現状把握チェックリスト）

Web担当の1日を、次のように分解して洗い出します。

朝にやること：メール確認、ダッシュボードチェック、優先タスク整理
コンテンツ作業：企画、執筆、校正、画像作成、公開
運用業務：更新作業、タグ管理、SEOチェック、広告入稿
社内調整：依頼対応、承認待ち、進捗報告
分析・改善：アクセス解析、A/Bテスト結果確認

ここに、営業・カスタマーサポート・バックオフィスとの連携（問い合わせ共有、在庫・受注データの確認など）が加わる企業も少なくありません。チェックリストで箇条書きにし、所要時間をメモするだけでもムダが見えてきます。

あわせて、次の点も記録しておくと効果的です。

どの部署と何回やり取りしたか
承認に何ステップかかっているか

これらは、後でコミュニケーションツールやワークフロー導入の効果を測る材料にもなります。

ムダ・ムリ・ムラを洗い出す簡単ワーク

次の3つの観点で、1週間のタイムログをつけてみます。

ムダ：同じ情報を何度も入力していないか（重複作業）
ムリ：負荷が集中している時間帯や担当はないか（過負荷）
ムラ：作業のばらつきで遅延が起きていないか（頻度の偏り）

頻度と時間を表にするだけで構いません。加えて、次の項目も記録しておくと、ボトルネックの原因を切り分けやすくなります。

社内承認待ち時間（ステータスが「待ち」なのか「自分の作業中」なのか）
外部パートナーとのやり取り回数（修正・差し戻しの回数）

こうして見つかったムダ・ムリ・ムラが、後のツール導入や外部委託検討の「投資対象候補」になります。

作業を書き出す：コンテンツ制作・更新・分析・社内調整など

全タスクを洗い出し、「定例作業」「突発対応」「プロジェクト」に分類します。ツールは簡単なスプレッドシートで十分です。

このとき、「誰から依頼されたか」「どのシステムを使うか」もメモしておくと、後で業務アプリやワークフローシステムと紐づけて整理しやすくなります。たとえば、次のような粒度で分けます。

定例：週次レポート作成、月次レポート共有、キャンペーンページ更新
突発：バナー差し替え依頼、急な不具合対応、広報からの急ぎ原稿依頼
プロジェクト：新規サイト立ち上げ、リニューアル、MAツール導入

このように「作業の棚卸し」を行うことで、属人化していた仕事が組織の資産として可視化されます。

時間を計測する：どの作業が一番時間を奪っているか

ポモドーロテクニックやタイムトラッキング（15分単位など）で2週間程度計測し、

1回あたりの所要時間が長い作業
発生頻度が高い作業

の掛け合わせから、時間を多く奪っている業務を把握します。

あわせて、次の点も意識してメモしておきます。

待ち時間（承認待ち・素材待ち・返信待ち）
切り替え回数（メール→チャット→CMS→Excel などの画面移動）

こうしたデータがあれば、Slack／Teamsやタスク管理ツールを導入した際に、「待ち」と「切り替え」をどれだけ減らせたかを測定できます。時間計測は、のちに上司や経営層へ効率化投資を提案する際の、説得力のある数値の根拠にもなります。

「やめる・減らす・任せる」を決めるための判断基準

次の3軸でタスクの優先度を決めます。

ビジネスインパクト：成果に直結するか
頻度と時間：頻度×時間が大きいか
専門性：社内でなければできないか

この3軸から、低優先の業務は削除し、高頻度かつ付加価値の低い業務は外注や自動化を検討します。

例として、次のような仕分けが考えられます。

1回あたり5分でも、1日10回発生する問い合わせ対応
→ FAQ＋チャットボットの導入候補
高度な広告運用やSEO戦略立案
→ 外部パートナーに任せる候補
データ転記や集計などのルールベース作業
→ RPAや業務アプリ連携の自動化候補

このように整理することで、「自分がやるべき戦略業務」と「任せるべき実務」が明確になります。

業務効率化の基本ルール：Web担当が押さえるべき3つの視点

ツールより先にプロセスを整える

ツール導入の前に、業務フローを1枚にまとめて無駄な工程を削ることで、効率化の成功率が上がります。

Web担当の業務では、「依頼 → 承認 → 制作 → 公開 → 報告」の流れを図解し、次の点を明らかにします。

誰の承認が本当に必要か
どこで情報が重複入力されているか
どのタイミングで外部パートナーに渡すか

これらを整理してから、ワークフローシステムやRPAを検討することが重要です。プロセスが整理されていない状態でツールだけを導入すると、「入力項目が増えただけ」「誰も使わなくなった」といった失敗につながりやすくなります。

自分でやることと任せることを線引きする

「承認が必要なもの」「品質チェックが必要なもの」「完全に任せられるもの」を明確にしておくと、外注や自動化がスムーズになります。

たとえば、次のような線引きが考えられます。

戦略・KPI設計、ブランドのトーン＆マナー定義
　→ 社内（Web担当）が担う
バナーの量産、既存テンプレートに沿ったLP制作
　→ 外注・制作会社へ依頼
定型レポートの集計・フォーマット更新
　→ RPA・業務アプリに任せる

こうした線引きをあらかじめドキュメント化しておくことで、Web担当は調整役・監督役として機能しやすくなります。

「1回きりの対応」を減らし「仕組み化」に変える

頻繁に発生する小さな依頼は、テンプレート化・フォーム化して、依頼側で完結しやすい仕組みにします。

たとえば、次のような取り組みが挙げられます。

「バナー掲載依頼フォーム」を作成し、サイズ・期限・リンク先・ターゲットなどを必須項目にする
「よくある社内質問」をナレッジベース化し、Slackの固定メッセージや社内ポータルから検索できるようにする
「キャンペーンページ作成の標準フロー」を手順書化し、外部パートナーと共有する

このように「仕組み」に落とし込むことで、1回ごとに要件を聞き直したり、メールを往復するムダを削減できます。

今日から変えられる「すぐ効く」業務効率化テクニック

メール地獄から抜け出す：チャットとテンプレートの活用法

社内からの問い合わせはSlackやTeamsなどに集約し、テンプレート返信を用意してワンクリックで回答できるようにします。

問い合わせ窓口となるチャンネルを1本化し、次のようなテンプレートを用意します。

「まずこちらのFAQをご覧ください」という定型文
「依頼時にこの3点を記入してください（目的・期限・素材の有無）」という依頼フォーマット
よく使う返信パターンのメッセージテンプレート

これにより、メールベースで起きがちな情報の抜け漏れや行き違いを減らせます。チャットツールは、タスク管理やワークフローとも連携しやすいため、業務効率化の入口として優先的に整えたい領域です。

社内からの「ちょっと聞きたい」を減らすFAQ・マニュアルの作り方

よくある依頼や質問をナレッジとして整理し、検索しやすい形で共有します。新規の依頼や質問をする前に、まずFAQを確認する文化を社内に浸透させます。

作成時の工夫として、次のポイントが挙げられます。

タイトルに「【Web更新】」「【計測タグ】」などのタグを付ける
スクリーンショットや動画を使い、手順を視覚的に説明する
更新履歴を残し、「最終更新日」「担当者」を明記する

こうした工夫により、FAQやマニュアルそのものが社内の共有資産として育っていきます。最近では、生成AIを使って既存マニュアルからFAQ案を自動抽出し、Web担当が仕上げる運用も現実的になっています。

定例作業をまとめて処理する「バッチ処理」のコツ

同じ種類の更新やチェックは、時間をブロックしてまとめて処理することで、作業の切り替えコストを下げられます。

たとえば、次のようなルールを決め、カレンダーにブロックします。

「午前中30分はSNS・ブログの更新に集中する」「週1回まとめてコンテンツのタイトルを最適化する」
「月曜午前はレポート作成とKPI確認に集中する」「広告入稿は週2回のバッチ処理に集約する」

これらをタスク管理ツールの定期タスクと連携させれば、抜け漏れ防止と効率化を同時に実現できます。

ツール選びで失敗しないための考え方

Web担当の業務効率化に効くツール分類

Web担当の業務効率化に関連する主なツールは、次の4カテゴリーに整理できます。

コミュニケーション：Slack、Teams
タスク管理：Asana、Trello
業務アプリ：ワークフロー、RPA、CMS
AI：生成AI、チャットボット、文章校正ツール

これらは単体で導入するよりも、API連携やSaaS連携で「データと通知の流れ」をつなぐことで、より高い効果を発揮します。

たとえば、「問い合わせフォーム → Slack通知 → タスク自動登録 → 対応完了でレポートに反映」という一連の流れを組むことで、Web担当による手動入力や二重管理を減らせます。

導入前に必ず確認したいチェックポイント

ツール導入前には、次の点を必ず確認します。

導入目的は何か
既存システムと連携できるか
学習コストはどの程度か
セキュリティ要件を満たしているか
費用対効果は見込めるか

さらに、次の観点も重要です。

日常運用の責任者は誰か（Web担当／情報システム／営業など）
お試し期間（PoC）で小規模に検証できるか
サポート体制や日本語ドキュメントは十分か

特に中小企業では、学習コストと運用負荷がボトルネックになりやすいため、「シンプルで続けられるか」を重視して選ぶと失敗を減らせます。

いまの環境に追加するならどれか：パターン別ツール選定例

自社の現状や課題に応じて、次のようなパターンが考えられます。

小規模でメールが多い場合
　→ Slack導入＋返信テンプレート管理
更新作業が多い場合
　→ CMSの運用ルール整備＋バッチ処理の徹底
データ集計が負担になっている場合
　→ RPAで定期レポート自動化

さらに、次のようなケースもあります。

社内承認がボトルネックになっている場合
　→ ワークフローシステムで「申請→承認→履歴」を一元管理
営業やサポートとの情報連携が弱い場合
　→ CRM／MAツールでWebアクセスログと顧客情報を紐づけ

自社の「一番痛いところ」を1つ選び、そこから小さく導入して改善サイクルを回していくことが現実的です。

効率化の核になる3つのツール活用アイデア

コミュニケーションツールで「確認待ち時間」を削減する

承認フローをワークフロー化し、ステータス通知を自動送信することで、確認待ち時間を見える化します。

たとえば、次のような仕組みが考えられます。

承認依頼が発生したらSlackに自動通知する
一定期間以上放置されている申請を自動リマインドする
承認完了時にWeb担当へ自動通知する

これにより、「誰が止めているのかわからない」「メールを見逃していた」といった属人的な遅延を減らせます。チャットツールを、承認ステータスのダッシュボードとして活用するイメージです。

タスク管理ツールでプロジェクト全体を一目で把握する

タスクに期限・担当・ステータスを必須項目として設定し、ダッシュボードでボトルネックを監視します。

カンバン方式（ToDo／進行中／レビュー待ち／完了）で管理し、次の点を一目で確認できるようにします。

レビュー待ちのタスク数
期限超過タスクの有無
担当者ごとの負荷状況

これにより、Web担当はプロジェクトマネージャー的な視点で業務をコントロールしやすくなります。外部パートナーとも同じボードを共有すれば、メールに頼らない進捗共有が可能です。

業務アプリ・SaaSでデータ入力と集計を自動化する

フォームからスプレッドシート、RPAによる集計までを自動化すると、手入力にかかる時間を大幅に削減できます。

たとえば、次のような流れが考えられます。

Webフォームでキャンペーン応募や問い合わせを受け付ける
入力内容を自動でスプレッドシートやCRMに反映する
RPAやMAツールで「日次・週次レポート」を自動生成する

このような仕組みを構築することで、「CSVダウンロード→加工→グラフ作成」といった毎回同じ作業をほぼゼロにできます。これにより、Web担当は「数字を作る人」から「数字を見て打ち手を考える人」へ役割をシフトできます。

Web担当×AIでここまで変わる：具体的な時短アイデア集

ChatGPTなど生成AIでできること・できないこと

生成AIには得意な領域と不得意な領域があります。

できること：構成案作成、下書き生成、FAQ草案作成、定型文の自動化
できないこと：最新かつ機密性の高い情報判断、高度な戦略決定、最終チェックなしの公開

AIは「ゼロから考える時間」を大きく減らせますが、事実確認・ブランドトーン・法令遵守といった領域は人間の責任範囲です。Web担当は、AIを「ドラフトを高速で出すアシスタント」と捉え、自らは「最終編集者」「品質管理者」として関わるのが現実的です。

コンテンツ案出し・構成作成・下書きをAIに任せる方法

生成AIに依頼する際は、プロンプトでターゲット・狙い・語調などを具体的に指定し、生成物を編集して品質を担保します。よく使う指示はテンプレート化しておくと効率的です。

たとえば、毎回次のような情報を含めたプロンプトを使います。

ターゲット（BtoB／BtoC／業界など）
目的（リード獲得／採用／認知など）
トーン（フォーマル／カジュアルなど）
文字数の目安

このテンプレートを用いてAIから複数案を一度に出してもらうことで、企画段階のスピードが大きく向上します。その際、既存サイトのコンテンツ方針やブランドガイドラインをあらかじめAIに読み込ませておくと、表現のブレを抑えられます。

問い合わせ対応やFAQ作成をAIで効率化する

問い合わせ対応は、初期応答をAIに任せ、人が最終判断を行うハイブリッド運用にすることで、応答速度を高められます。

具体的には、次のような運用が考えられます。

よくある質問をもとにAIチャットボットを学習させる
一次回答はAIが行い、「要エスカレーション」の内容だけWeb担当に通知する
Web担当が回答した内容を、再びAIの学習データとして蓄積する

このループを回すことで、時間が経つほどAIの回答精度と網羅性が高まります。結果として、Web担当はイレギュラー対応や高度な相談への対応に集中できるようになります。

外部パートナーを味方につけて「1人で抱えない」体制づくり

何を社内で持ち、何を外部に任せるべきかの整理

コアとなる戦略やブランドは社内で担い、実装・大量更新・専門性の高い作業は外部に任せるという分担が基本です。基準は「戦略的価値」と「社内リソースの有無」です。

たとえば、次のような役割分担が考えられます。

ブランドやメッセージの方向性、KPI設計
　→ 社内主導
広告運用、SEOテクニカル対策、コーディング
　→ 専門パートナーに依頼
定例レポート作成、タグ設置、テンプレート更新
　→ 外部委託または自動化

このような分担により、Web担当は「統合型コミュニケーション設計者」として、全体最適と業務効率の両立を図りやすくなります。

「丸投げしない」伴走型パートナーの探し方

成果重視で現場に寄り添ってくれるベンダーを選び、短期PoC→評価→拡張というステップで進めるとリスクを抑えられます。

パートナー選定時には、次の観点を重視します。

業務プロセスの整理から一緒に取り組んでくれるか
レポートだけでなく、改善提案までセットになっているか
「小さく始めて、うまくいけば広げる」という進め方に対応してくれるか

こうした観点でパートナーを選ぶことで、「提案は立派だが現場に合わない」「運用を押しつけられて終わり」といった事態を避けやすくなります。Web担当は、パートナーをチームの一員として巻き込みつつ、社内の理解と合意形成も並行して進めていく必要があります。

依頼の仕方ひとつで成果と工数が変わる理由

外部・社内を問わず、要件をテンプレート化し、期待値（KPI・期限・品質）を明確に伝えることで、手戻りを大幅に減らせます。

依頼シートには、次のような情報を1枚に整理して記載します。

目的
ターゲット
ゴール（KPI）
必須要件
NG事項
納品形式（ファイル形式・文字数・デザイン指示など）
チェックポイント

社内外問わず共通フォーマットで依頼することで、コミュニケーションコストと修正回数を大きく削減できます。これも業務効率化の重要な一部です。

成果が見えると効率化は続く：KPIと振り返りのやり方

Web担当が押さえておきたい基本KPI

業務効率化の成果を測るために、次のようなKPIを押さえておきます。

作業時間削減（週あたりの時間）
コンテンツ公開までのサイクル（日数）
問い合わせ対応にかかる平均時間
コンテンツのコンバージョン率

これに加えて、業務プロセスそのものに関するKPIも設定すると、効率化の成果をより具体的に示すことができます。

社内依頼から着手までのリードタイム
承認にかかる平均日数
ツール利用率（チャット／タスク管理／ワークフローなど）

業務効率化の成果を「時間」と「数字」で見える化する

「何時間削減できたか」「どれだけリードタイムが短縮したか」といった時間の指標と、「公開本数」「CV数」「問い合わせ件数」などの成果指標をセットで追うことで、業務効率化がビジネス成果にどうつながっているかを示せます。

たとえば、次のような簡単な比較表を作ると、社内共有もしやすくなります。

指標	改善前	改善後	変化
週あたりの更新作業時間	10時間	6時間	-4時間
コンテンツ公開までの期間	7営業日	3営業日	-4営業日
月間公開コンテンツ数	8本	14本	+6本