Web担当のタスクが散らかる典型パターンとは？
「とりあえずメモ」と「とりあえずメール」で破綻する
Web担当として日々多忙な現場にいると、「今日は何から手を付けるべきか」「大事な依頼を見落としていないか」といった不安が頭から離れなくなりがちです。アクセス解析の気づき、ちょっとした修正依頼、急なトラブル対応、社内調整の打ち合わせ…。気づけばメモアプリやメール、チャット、Excelにタスクが散らばり、「自分でも全体像が分からない」という状況に陥りやすくなります。
本記事では、そんな迷子になりがちなWeb担当のタスク管理を立て直すために、散らかった仕事を整理する考え方と、現場で使いやすい具体的なやり方をまとめました。タスクと課題の切り分け方から、WBS・ガントチャートを活かしたプロジェクト管理、定常業務を漏れなく回す仕組み化、Notion・Asana・Outlookなどのツール選びまで、実務の流れに即して解説していきます。日々の「なんとなく忙しい」を脱し、やるべき仕事が一目で分かるタスク管理の土台づくりに役立てていただければ幸いです。
思いついたことをメモに書き留め、問い合わせはメールで送ってそのまま──こうした「とりあえず」習慣がタスクの山を生み出します。メモは後で見返されずに埋もれ、メールは既読＝完了と勘違いされて対応漏れが発生しがちです。
特にWeb担当の業務は、「アクセス解析での気づき」「施策のアイデア」「軽微な修正依頼」など、小さな用件が多く発生します。これらがメモ帳・チャット・個人メールなどに散在すると、「誰が」「いつまでに」対応するのかが不明確なまま時間だけが過ぎてしまいます。
そのため、メモやメールを「インボックス」として一度タスク管理ツールに集約し、「What・Who・When」を付けてから着手するルールに変えることで、タスク破綻のリスクを大きく下げることができます。
Excel・付箋・チャット…複数ツール併用の落とし穴
付箋、Excel、チャット、個人のToDoアプリなど複数のツールを併用すると、最新版の情報がどれか分からず、二度手間や見落としが発生します。ツール間の運用ルールがないと、情報はどんどん断片化していきます。
よくある状態として、
- 案件の正式なWBSはExcel
- 日々の指示はチャット
- 自分の作業メモは個人ツール
といったパターンがあります。この場合、
- どの情報が公式なのか分からない
- 担当者が交代したときに履歴が追えない
- 集計や振り返りのたびに情報をかき集める必要がある
といったムダが発生します。
Web担当のタスクは「集客〜制作〜運用」と部門をまたぐため、1つのツールを真の情報源（Single Source of Truth）に定め、他ツールは通知・メモ用途に限定する方針を決めるのが現実的です。
「タスク」と「課題」がごちゃ混ぜになっていないか
「予定している作業（タスク）」と「発生した問題（課題）」を同じ一覧で管理すると、優先度が分かりづらくなります。まず、この2つを明確に分けることが重要です。
Web担当では、「新LP制作」「SEO対策記事の追加」といったタスクと、「CVRが急落した」「特定ブラウザで表示崩れが起きている」といった課題が常に同時進行します。これらを一緒に扱ってしまうと、本来は優先すべき障害対応よりも、元々の制作タスクを先に進めてしまうなど、判断ミスが起こりやすくなります。
タスク＝計画された作業、課題＝想定外の問題やボトルネックとして別テーブル・別ビューで管理し、「課題からタスクを発行する」流れを作ると整理しやすくなります。
まずは現状を棚卸し：自分のタスクをすべて洗い出す
Web担当ならではのタスクを洗い出すチェックリスト
以下のように、頻度ごとにタスクを洗い出すと全体像を把握しやすくなります。
- 日次：アクセス確認、障害監視、問い合わせ対応
- 週次：コンテンツ更新、SNS投稿、広告入札調整
- 月次：レポート作成、SEO施策レビュー、KPI報告
- 不定期：サイト改修、キャンペーン企画、外注ディレクション
これに加えて、Web担当は「社内調整」「打ち合わせ準備」「制作物のフィードバック」など、タスクとして認識されにくい時間も多く抱えています。棚卸しの際は、
- 会議・打ち合わせ（週に何時間かかっているか）
- 社内からの“ちょっとした相談”への対応
- 制作会社・ライターとのコミュニケーション
といった“見えないタスク”も含めて書き出すことで、実際の稼働を正しく把握できます。
定常業務とプロジェクト業務を分けて書き出すコツ
定常業務は頻度で分類（毎日／毎週／毎月）、プロジェクト業務は成果物ベースで分解して書き出します（例：「LP作成」→要件定義、デザイン、実装、検証など）。
ポイントは、定常業務は「チェックリスト化」前提、プロジェクト業務は「WBS化」前提で整理することです。
例：
- 定常業務
- 「毎朝10時までにGAと広告管理画面を確認」
- 「毎週月曜に先週のCV／KPIをサマリ」
- プロジェクト業務
- 「新商品LP制作」→要件定義／競合調査／構成案／デザイン／実装／テスト／公開／計測設定
このように、後でそのままタスク管理ツールに登録できる粒度にしておくと、移行がスムーズです。
「担当業務一覧表」で漏れ・属人化を見える化する
業務名・主担当・サブ担当・所要時間・頻度を表形式で可視化します。サブ担当を明記するだけでも属人化リスクは大きく下がります。
例：
| 業務名 | 主担当 | サブ担当 | 所要時間 | 頻度 |
|---|---|---|---|---|
| Webサイト更新依頼対応 | 田中 | 佐藤 | 1時間 | 随時 |
| 月次アクセスレポート | 鈴木 | 田中 | 3時間 | 月次 |
一覧表にすることで、
- 「この業務にはサブ担当がいない」
- 「この人にばかり負荷が集中している」
といったリスクが一目で分かります。ここから、引き継ぎ候補の洗い出しや教育計画（サブ担当育成）の優先順位付けにつなげることで、組織として強い体制を築きやすくなります。
散らかったタスクを整理する基本ルール
タスク管理の3つの視点：What／Who／When＋Why
タスク管理では、以下の3点が基本です。
- What：何をするのか（成果物）
- Who：誰がやるのか（主担当／サブ担当）
- When：いつまでにやるのか（期限・所要時間）
Web担当のタスク管理では、ここに「Why（なぜやるのか／どのKPIに効くのか）」を一言添えると、優先順位の判断が格段にしやすくなります。
例：
- What：商品AのLP改善案作成
- Why：CVRを3％から4％に改善するため
- Who：主担当：田中／サブ担当：鈴木
- When：今月末まで（見積り2日）
このように設定しておくと、進捗レビューの際に「目的に対してインパクトが小さいなら後回しにしよう」といった意思決定がしやすくなります。
「今やる・あとでやる・やらない」に仕分けるシンプル整理術
思いついたことはまずトリアージします。5分で終わるものは即処理し、長時間かかるものはWBSで分解、不要なものは削除または保留リストへ送ります。
ここでのポイントは、「あとでやる」の中でも“期限付き”と“いつかやる”を分けることです。
- 期限付き：今月中に対応したい改善（例：主要CVボタンの色変更テスト）
- いつかやる：余裕があれば取り組みたい施策（例：全ページの構成見直し）
タスク管理ツール上でも、「今週」「今月」「バックログ（いつか）」といったセクションに分けておくと、レビューのたびに優先度を付け直しやすくなります。
タスクを細分化しすぎないための目安
「1タスク＝1人が2〜4時間で完了できる粒度」を目安とします。細かくしすぎると管理コストが増え、運用が続きません。
ただし、他者に依頼するタスクや外注管理タスクは、やや細かめに分解することで誤解を減らせます。
例：
- NG：「SEO改善」1つだけで管理する
- OK：「SEO改善」
- ①検索クエリの洗い出し（2時間）
- ②改善対象ページの選定（2時間）
- ③タイトル・ディスクリプション案作成（3時間）
このように、「終わったかどうかを客観的に判断できるかどうか」を基準にタスク粒度を調整します。
Web担当向けタスク管理の型①：WBSで仕事を分解する
WBSとは何か、Webサイト運用にどう活かすか
WBS（Work Breakdown Structure）は、成果物ベースで仕事を階層的に分解する手法です。何を作るかを漏れなく洗い出せるため、抜けや重複を防ぐことができます。
Webサイト運用では、リニューアルのような大きなプロジェクトだけでなく、
- 新コンテンツのシリーズ展開
- キャンペーンLP＋バナー一式
- サイト速度改善プロジェクト
といった業務にもWBSを活用できます。時間軸ではなく、「何を出すか（画面・ページ・ドキュメント・設定など）」を棚卸しすることに集中するため、チーム全員が同じゴールイメージを持ちやすくなります。
例：WebサイトリニューアルをWBSで分解する
トップレベル：Webサイトリニューアル
- 要件定義（コンテンツ棚卸し、要件取りまとめ）
- 設計（情報設計、ワイヤーフレーム）
- 制作（デザイン、コーディング）
- テスト・公開（検証、移行）
各項目に担当者と所要工数を紐づけていきます。
さらに実務では、
- 「要件定義」→現行サイトKPI分析／ステークホルダーインタビュー／競合調査
- 「制作」→PC／SP別テンプレート設計／画像素材手配／CMS設定
といった形で、第3階層・第4階層まで掘り下げることもあります。
この時点ではまだスケジュールは確定させず、「やるべきことに漏れがないか」を関係者でレビューすることがWBSの主な目的です。
制作会社・社内メンバーと共有しやすいWBSの作り方
成果物単位で分かりやすい名前を付け、関係者全員が理解しやすい言葉で記載します。あわせて、ステータスと依存関係を明確にして共有します。
具体的な工夫としては、
- 「ページA」「機能B」など、デザイン・開発・マーケティングの全員がイメージできる単位で命名する
- 「Aが終わらないとBに着手できない」といった依存関係をメモしておく
- WBSそのものをAsanaやNotionに取り込み、コメント欄で質疑応答できるようにする
といった方法が有効です。
これにより、制作会社側も「このタスクが遅れるとどの公開日に影響するか」を早めに把握でき、スケジュール調整がしやすくなります。
Web担当向けタスク管理の型②：ガントチャートでスケジュールを見える化
カレンダー管理では限界が来る理由
カレンダーは期限管理には適していますが、依存関係や並行作業の把握には向いておらず、プロジェクト管理には不十分です。
Webの現場では、「デザイン完了後にしかコーディングに入れない」「撮影日が決まらないと制作全体が止まる」など、タスク同士の前後関係が複雑です。カレンダーだけでは、
- どの遅延が致命的なのか分からない
- どこにバッファ（余裕日数）があるか見えない
といった状態になりやすく、納期遅延や残業の原因となります。
ガントチャートで「いつ・誰が・何をやるか」を一目で把握する
ガントチャートを使うと、期間・担当・依存関係を可視化でき、遅延の影響範囲も直感的に把握できます。
例えばAsanaでは、
- タスクのバーをドラッグして期間を調整する
- 「このタスクが終わったら次のタスクを開始」といった依存関係を矢印で紐づける
- 担当者ごとの負荷（同時並行タスク数）を色分けで確認する
といった使い方ができます。
Web担当は複数案件を同時に抱えやすいため、全体のガントチャートで「自分の1か月の山場」を把握できるようにしておくと、社内調整や外注依頼のタイミングも計画しやすくなります。
週1回の進捗レビューを習慣化するステップ
週1回、短時間の進捗レビューを行い、遅延の原因を特定してタスクの再割り当てや期限調整を行います。議題は「完了・進行中・課題」の3点に絞るだけでも十分です。
実務的な流れの例は以下のとおりです。
- ガントチャートを画面共有し、「今週完了予定だったタスク」のステータスを確認する
- 遅れているタスクについて、原因（見積もりミス／他タスク優先／外部要因）を整理する
- 必要に応じて、別メンバーへの割り当て変更やスコープ調整をその場で決定する
この「週1レビュー」を続けることで、トラブルの早期発見とリカバリーがしやすくなり、プロジェクト終盤の大きな炎上を防ぎやすくなります。
日々の運用タスクを安定させる「定常タスク管理」
毎日・毎週・毎月のルーティンを一覧化する
ルーティン業務はテンプレート化し、チェックリストとしてチームで共有します。簡潔な作業手順書（SOP）も併せて残しておくと、引き継ぎがスムーズです。
Web担当の定常業務には、障害検知や計測タグ確認など、「やれば当たり前だが、やらないと大事故になる」ものが多く含まれます。そのため、
- 「誰が見ても同じ品質でこなせるチェックリスト」
- 「所要時間の目安」
をセットで記載しておくと、サブ担当への引き継ぎ負荷が下がります。Notionやタスクツールのテンプレート機能を使えば、毎月のレポート作成などの定常タスクもワンクリックで複製できます。
例：SNS更新・アクセス解析・広告運用のタスクテンプレート
ルーティン業務の一例は次のとおりです。
- SNS：投稿案作成 → 投稿予約 → エンゲージメント確認（週次）
- 解析：GA確認 → 異常値アラート確認 → 原因仮説の整理（毎日）
- 広告：入札調整 → クリエイティブABテスト → レポート作成（月次）
これらに、「どの指標を見るか」「どの閾値を超えたら“課題タスク”を起こすか」も合わせて決めておくと運用が安定します。
例：
- 解析：前週比でセッション数が30％以上減少、またはCV数が20％以上減少 → 課題として別タスクを起票
- 広告：CTRが一定値を下回ったら、クリエイティブ差し替えタスクを自動登録
こうしたルールを運用チームで共有しておくことで、属人的な判断を減らし、誰が対応しても同じ行動を取れる状態をつくれます。
担当者不在でも回るように「主担当＋サブ担当」を決める
主担当に加えて必ずサブ担当を設定し、所要時間や手順をドキュメント化しておきます。
特に休暇・異動・退職が発生した際、サブ担当が「何をどこまで代行すべきか」が明文化されているかどうかによって、業務が止まる度合いは大きく変わります。
- 定常タスクには必ずサブ担当を紐づける
- 主担当不在時の連絡フロー（誰に報告するか）を決める
- 緊急対応（障害発生時）のエスカレーションパスを整理する
といった最低限のルールを決めておくことで、Web担当が1人欠けても業務を継続しやすくなります。
ツール選び：Web担当が押さえておきたい3つの選択軸
「一人で使う」のか「チームで共有する」のか
一人で使う場合は、シンプルなツールでも十分です。チームで共有する場合は、権限設定や通知、ガント・WBS機能などが重要になります。
Web担当は社内外との連携が多いため、チーム利用を想定する場合は、
- ゲストユーザー機能（制作会社やライターだけ特定プロジェクトに招待できるか）
- コメント・ファイル共有機能（デザインや原稿をタスク単位で紐づけられるか）
- 権限設定（経営陣には進捗だけ見せるなどの制御が可能か）
といった要件も確認しておきたいところです。
Notion・Asana・Outlook…代表的ツールの向いている使い方
- Notion：コンテンツ企画やドキュメントの一元化に向いています。
- Asana：WBS・ガントチャートによるプロジェクト管理に適しています。
- Outlook：メールからタスク化し、問い合わせ管理を行うのに便利です。
補足すると、
- Notion：記事データベース、SNSカレンダー、手順書（SOP）、KPIダッシュボードを1つのワークスペースにまとめやすい
- Asana：Webリニューアルやキャンペーンなど、「期日と成果物が明確な案件」の管理に強い
- Outlook：問い合わせメールや社内申請メールを、そのまま「対応タスク」として起票しやすい
といった特性があります。
「定常運用はNotion」「プロジェクト管理はAsana」「問い合わせ窓口はOutlook」といった形で役割分担させても構いません。その場合でも、「どの情報を最終的にどこに集約するか」を最初に決めておくことが重要です。
まず無料で始めるときの注意点と失敗パターン
無料プランには機能制限やユーザー数制限があります。複数ツールを同時に試しすぎると、かえって情報が散らかりますので、まずは1つに絞って試すことをおすすめします。
ありがちな失敗例としては、
- 一部メンバーだけが別ツールを使い始め、情報が分断される
- 無料枠のユーザー数が足りなくなり、一部の人だけがメールやExcelに逆戻りする
- データエクスポート機能を確認せずに使い始め、移行時にデータの取り出しで困る
といったケースがあります。
導入前に「有料化する場合の上限コスト」「エクスポート機能の有無」「チーム人数の見込み」をざっくり決めたうえで試用すると、後から悩まずに済みます。
Web担当のタスク管理をツールで回す具体的な設定例
AsanaでWebプロジェクトのWBS＋ガントチャートを作る
Asanaでは、1つのプロジェクトを作成し、成果物ごとにタスクを階層化します。各タスクに期限と担当者を設定し、タイムラインビューで依存関係を紐づけます。
具体的には、
- セクションを「要件定義／設計／制作／テスト・公開」といったWBS構造に合わせて整理する
- カスタムフィールドで「工数見積り」「ステータス（未着手／進行中／レビュー中／完了）」を追加する
- マイルストーン（例：デザインFIX、テスト完了）を設定して、進捗の節目を可視化する
といった設定により、WBSとガントチャートが一体となった進捗管理が可能になります。
週次レビューでは、このタイムラインビューを共有し、「遅れが出ているタスク」「翌週のクリティカルタスク」を確認すると効果的です。
Notionでコンテンツ企画とSNS運用を一元管理する
Notionでは、データベースで記事カードを作成し、公開ステータス・担当者・投稿日などを管理します。SNSカレンダーとも紐づけることで、全体を一覧で把握できます。
具体的には、
- 「コンテンツ企画DB」に、タイトル／目的（狙うKPI）／ターゲット／検索キーワード／状態（企画中〜公開済）などのプロパティを設定する
- ビューを「カンバン（状態別）」「カレンダー（公開日ベース）」「担当者別リスト」など複数用意する
- SNS用DBを作成し、どの記事をどのSNSでいつ投稿するかを紐づける
ことで、記事制作〜公開〜SNS拡散までの一連の流れを1つの画面から追えるようになります。
手順書やトンマナガイドも同じワークスペースにまとめておけるため、外注ライターやSNS運用担当者のオンボーディングもスムーズになります。
Outlookメールをそのままタスク化して問い合わせ漏れを防ぐ
Outlookでは、受信メールをそのままタスクに変換し、期限と担当者を設定できます。完了したらメールをアーカイブする、という運用ルールを決めておくことで、問い合わせ漏れを防ぎやすくなります。
Web担当宛ての問い合わせは、
- サイトからのフォーム送信
- 社内からの更新依頼
- 制作会社からの質問
など、多くがメール経由で届きます。Outlookとタスク管理を連携させることで、
- 「メール受信＝タスク候補」として自動または半自動で登録する
- 担当者と期限を割り当て、ステータス管理する
- 対応完了と同時にメールスレッドをアーカイブする
という流れを構築できます。
「未対応メールを目で追う」のをやめ、「タスク一覧だけを確認する」運用に切り替えることで、対応漏れやダブル対応のリスクを減らせます。
まとめ：迷子にならないWeb担当のタスク管理をつくるには
Web担当のタスク管理は、「散らかった情報をどこに集めるか」と「どの粒度で整理するか」を決めるところから始まります。
まず、メモやメールをインボックスとして1か所に集約し、What／Who／When／Whyを添えてタスク化することで、「何がどこまで進んでいるか」が見渡しやすくなります。同時に、定常業務とプロジェクト業務、タスクと課題を分けて管理し、「チェックリスト」「WBS」「ガントチャート」といった型に落とし込むことで、抜けや属人化を抑えられます。
ツール選びでは、Notion・Asana・Outlookなどを「何を公式情報として扱うか」という観点で役割分担し、1つの真の情報源を決めておくことが肝心です。そのうえで、週1の進捗レビューや、主担当＋サブ担当の体制、ルーティンのテンプレート化を続けていくと、日々の「なんとなく忙しい」が「やることが整理された忙しさ」に変わっていきます。
今日からできる一歩として、まずは自分の担当業務をすべて棚卸しし、「担当業務一覧表」と簡単なタスク管理ルールをつくってみてください。そこからWBSやガントチャート、ツール運用へと少しずつ広げていけば、迷子になりにくいタスク管理の土台が整っていきます。
